OPERACIONES BASICAS EN EXCEL
CONOCIMIENTOS PREVIOS
CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL.
Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel.
LIBRO DE TRABAJO:
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenara; formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión XLS para que la computadora los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de libro 1.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constara de 3 hojas aunque el número de estas, pueda variar entre 1 y 255. Sí miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontraras las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma hoja 1, hoja 2…
Loa libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.
HOJA DE CÁLCULO:
Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellas. Es una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo: A,B,C… AA,AB,…IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
CELDAS:
La intersección de una columna y una fila se denomina CELDA y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece, y a continuación el nombre de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto se llama A1.
Cuando el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la hoja de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
TIPOS DE DATOS
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos utilizar en una hoja de cálculo
NÚMEROS:
Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y ,os signos especiales + - () % E e €. Los signos (+) delante de los números se ignoran y para escribir un numero este tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3 E 5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un numero se escribe €, Excel asigna formato moneda al número y así se verá en la celda pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de %.
Si introducimos fracciones tales como ¼,6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fechas.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados ala derecha en la celda.
FÓRMULAS DE EXCEL BÁSICAS
En Excel existen ciertas operaciones matemáticas que no requieren fórmulas complejas ni ninguna función adicional que tengamos que aprendernos de memoria. Esto es lo que se conoce como fórmulas básicas y que se basan en las operaciones aritméticas más sencillas que se aprenden en el colegio: suma, resta, multiplicación y división.
Fórmula Suma Excel
La fórmula suma en Excel es de las más sencillas que puede haber. Sirve para sumar números de todo tipo, ya sean enteros o decimales. Para utilizar esta fórmula necesitamos usar el símbolo +. Por ejemplo, podemos sumar dos números como en la siguiente imagen.
Además, Excel tiene la amabilidad de colorear las celdas que estás utilizando en diferentes colores para que así sea mucho más intuitivo y puedas evitar errores de manera visual consiguiendo marcar muy bien las celdas utilizadas en nuestras fórmulas Excel.
Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir varias veces el símbolo + en las fórmulas de Excel para que puedas hacer sumas de más sumandos (valga la redundancia) como puedes ver en la siguiente imagen.
Fórmula Resta Excel
Al igual que en el caso anterior, también podremos hacer restas en Excel y no necesariamente tienen que ser solo de dos números, sino que también pueden ser de tantos como quieras como en el siguiente ejemplo que te muestro de fórmulas de Excel.
Además, podremos combinar tanto las fórmulas Excel de suma como de resta e, incluso, utilizar los paréntesis para poder crear nuestras fórmulas en Excel mucho más complejas.
Con estas sencillas instrucciones, no tendrás ningún problema en saber cómo utilizar la resta en Excel.
Fórmulas Excel: Multiplicación y división
Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas fórmulas de Excel.
Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo en Excel es el asterisco ( * ) y para la división la barra inclinada ( / ).
En la siguiente imagen podemos ver la fórmula Excel de multiplicación y la fórmula Excel de división.
Un ejemplo práctico: Fórmula en Excel para calcular el IVA
Por ejemplo, la fórmula en Excel para calcular el IVA es mucho más sencilla de lo que uno piensa y puede hacerse con las fórmulas de Excel que hemos explicado más arriba.
Básicamente, para calcular el IVA con Excel lo que necesitamos saber es el % de IVA que se aplica para el producto o servicio (en España es común usar el 21% para la mayoría de los productos) y el precio del producto al que queremos añadir el IVA.
Es decir, la fórmula sería:
Precio con IVA = Precio producto x (1 + IVA)
Supongamos que tenemos un producto cuyo valor es de 50€ y que el IVA es del 21%. Esta fórmula en Excel sería:
Pero si el IVA lo tuviéramos guardado en otra celda con formato de porcentaje tendríamos la siguiente fórmula de Excel.
Donde como puedes ver, hemos sustituido la fracción 21/100 por la celda en la que se encuentra el valor porcentual del IVA.
DESARROLLO DEL TALLER
Abre cuatro libros y en cada hoja realiza el siguiente ejercicio.
ACTIVIDAD 1
Averigua el valor sin impuesto de la cantidad de artículos importados y con impuesto del 20%.
ACTIVIDAD 2
ACTIVIDAD 3
RETROALIMENTACION (AUTOEVALUACION)
Leer la teoría y contestar en el blog y luego socializar:
Qué es un Libro de Trabajo : Los libros de trabajo son archivos de Discoverer con hojas de trabajo que muestran datos recuperados de la base de datos. Si está familiarizado con las aplicaciones de hojas de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel), imagínese un libro de trabajo como un archivo de hoja de cálculo.
Qué es una Hoja de Cálculo:Una hoja de cálculo es un tipo de documento que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, las cuales se suelen organizar en una matriz de filas y columnas
Cuál es la ventana de Excel .lA VENTANA DE EXCEL Y SUS ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS. ... En ella aparece el nombre del programa (Microsoft Excel), el nombre del documento con el que estés trabajando y los clásicos botones de Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar.
Cuáles son las fórmulas básicas vistas
Fórmulas BASICAS de Excel
SUMA
Es la función más sencilla que ofrece Excel. Se aplica utilizando la expresión =SUMA(A1:A45), en este caso considerando que se quiere obtener el total que suman las celdas seleccionadas (de la A1 a la A45).
Además de una selección seguida de filas o columnas, esta función de Excel permite agregar números extras, celdas individuales o incluso más de un intervalo de celdas siempre y cuando se utilice una separación de cada dato con el signo punto y coma (;). Por ejemplo, al utilizar la expresión =SUMA(100;A1:A45;B10:B15), Excel calculará la suma del conjunto de datos de las celdas A1 a la A45, del conjunto de datos de las celdas B10 a la B15 y agregará un monto de 100.
La función de =SUMA de Excel también puede combinarse con otras operaciones matemáticas sencillas separándose con un paréntesis, por ejemplo, =SUMA(A1:A45)*100, en este caso el total sumado en ese intervalo de celdas se multiplicará por 100.
SÍ
Este es otro de los trucos más útiles que ofrece Excel y funciona para corroborar que los resultados obtenidos de distintas operaciones realizadas correspondan a ciertos valores concretos que tú hayas configurado. Un ejemplo para utilizar esta función es con la expresión =SI(A:250=300,000;”SI”;”NO”), imaginando que se busca corroborar que la suma diaria de las ventas de un negocio corresponda con la meta mensual establecida de 300,000 pesos. Si el valor de la celda A250, que es la suma de las ventas diarias empata con la meta aparecerá un Sí, de lo contrario aparecerá un No.
SUMAR SÍ
Para los negocios, otra de las fórmulas básicas de Excel es la combinación de las dos funciones previas. SUMAR SÍ funciona para establecer criterios a la hora de sumar valores.
Por ejemplo, si se busca calcular la suma de salarios pagados a empleados pero sólo de los que superan cierto monto, puedes utilizar esta función o si se quiere obtener la suma de un conjunto de facturas registradas que superen cierto monto.
Imaginando que se quiere calcular la suma de los salarios que superan los 10,000 pesos se utilizaría la expresión =SUMAR.SI(A1:A45,”>10000), y Excel calculará la suma de las celdas (con el salario de cada empleado) de la A1 a la A45 seleccionando sólo las que superen dicho monto.
ESPACIOS
Excel también ofrece una herramienta para establecer espaciados que faciliten la búsqueda y procesamiento de datos en las hojas de cálculo. Si se busca eliminar o agregar espacios entre los valores se puede utilizar esta herramienta para regularizar los espaciados.
Si se busca eliminar, por ejemplo, espacios irregulares en ciertos textos específicos, se utiliza la expresión “SUPRESP(“TEXTO”), en la palabra “TEXTO” se selecciona el texto donde se encuentran los espacios irregulares.
BUSCARV
Esta función es útil cuando se tienen dos conjuntos de datos distribuidos en dos hojas de cálculo distintas y se quiere hacer una combinación de dichos datos. Por ejemplo, si en una hoja se tiene una lista de proveedores con sus correos electrónicos y en otra hoja se tienen sus razones sociales, ésta función ayuda a que aparezca el proveedor con ambos datos en un mismo lugar.
Por ejemplo, si en la Hoja 1 se tienen nombres y correos y en la Hoja 2 nombres y razones sociales, en la Hoja 1 se colocará en una columna nueva para extraer la información de razones sociales y se colocará la expresión =BUSCARV(A2,Hoja2!A:B, 2,FALSO), de modo que la información que se encontraba en la celda A2 de la Hoja 2 (la razón social del proveedor X) se pasará a esa celda nueva.
La fórmula se puede copiar para todos los valores, en este ejemplo se copiaría la razón social de todos los proveedores que se encuentren enlistados en las Hojas 1 y 2.
CONCATENAR
Lo que permite esta función es unir dos elementos distribuidos en columnas distintas. Una aplicación útil, por ejemplo, sería para unir los nombres de empleados que se encuentran en la columna A con sus apellidos que se tienen en la columna B.
Utilizando la expresión =CONCAT(A2,””,B2) en la celda en blanco C2, se copiarán ahí los nombres completos del empleado 1. La fórmula se puede copiar para todo el listado de elementos que se buscan unir.
IDENTIFICAR VALORES DUPLICADOS
Esta función identifica si hay valores duplicados en un conjunto de datos y los señala. Para verificar se deben seleccionar todas las celdas a revisar, ir a la pestaña “Formato condicional” ubicada en la parte superior derecha de las opciones de la hoja de cálculo. Se debe seleccionar la opción “Resaltar reglas de celdas” y después la opción “Valores duplicados”. Excel mostrará si existen valores duplicados y dónde se encuentran.
ELIMINAR O REEMPLAZAR ELEMENTOS
Esta herramienta es útil para cuando se tienen frases, palabras o elementos números en una hoja de cálculo y se quieren eliminar o reemplazar por otros distintos. Por ejemplo, si se tiene en un conjunto de celdas los nombres de todos los empleados de un negocio con la palabra Guadalajara (Carlos Torres Guadalajara, Laura Pérez Guadalajara, etc.) y se quiere eliminar ese palabra en todos los casos.
En este ejemplo la ruta a seguir sería ir a la opción “Buscar y Reemplazar”, en la opción de buscar se anota la palabra a buscar “Guadalajara” y en reemplazar se deja en blanco para que se elimine totalmente. En otro caso, si se quisiera sustituir por otra palabra, en el espacio de reemplazar se escribe la palabra nueva.
FILTROS
Algunas bases de datos son muy extensas y tienen información adicional a la que se necesita en cierto momento. Con esta función básica de Excel es posible filtrar, ordenar u ocultar datos para tener una mejor visualización de la información.
En la parte superior derecha se encuentra la opción “Ordenar y Filtrar”, desde ahí se puede elegir si ordenar los datos por orden alfabético, por valores de mayor a menor, o personalizar el orden de los elementos. También se pueden poner filtros personalizados y esconder temporal o definitivamente celdas, columnas o filas.
FECHAS Y DÍAS
Una fecha completa se puede escribir directamente en Excel utilizando los ajustes de celda y seleccionando el formato “fecha”. Excel organizará entonces esa combinación de números con el formato 23/12/2019 poniendo día, mes y año.
Sin embargo, si se recibe un Excel con la fecha distribuida en diferentes columnas (el día en la celda A1, el mes en la celda B1 y el año en la celda C1), Excel permite combinar esa información y traspasarla a una sola celda con la fecha completa utilizando la expresión =FECHA(A1,B1,C1).
También es posible obtener un lapso de días transcurridos entre los fechas sin tener que hacerlo de manera manual. Si, por ejemplo, se quiere saber cuántos días pasaron entre el 23/12/2018 y el 20/10/2019 se utilizará la expresión =DIAS(23/12/2018;20/10/2019) y se obtendrá el resultado en valor número.
Si las fechas estuvieran registradas en las celdas A1 y A45 se puede utilizar la expresión =DIAS(A1:A45).
FIJAR CELDAS
Otra de las funciones básicas de Excel, que ayuda con la organización y visibilización de bases de datos muy extensas, es la fijación de celdas. Sirve para inmovilizar una fila, una celda o una columna.
Esta función se encuentra siguiendo la ruta “Vista”, “Inmovilizar” y se puede seleccionar la inmovilización de los paneles (filas y columnas juntas), la inmovilización de la fila superior o de la primera columna.
AGREGAR COMENTARIOS
Esta función es útil cuando se registra un elemento en las celdas que necesita de alguna anotación importante. Para agregar un comentario en cualquier celda sólo se debe hacer clic en el botón derecho en la celda seleccionada y presionar la opción “Insertar comentario”, automáticamente aparecerá un recuadro de texto; después de agregar la anotación sólo necesitarás dar clic fuera del cuadro para guardarlo.
Las celdas que tienen anotaciones agregadas aparecerán con una pestaña roja en la parte superior derecha.
REDONDEO
Esta función aritmética básica funciona para eliminar o reducir los decimales de cifras registradas en un conjunto de datos. Por ejemplo, si se quieren eliminar totalmente los decimales de las cifras de las celdas A1 a la A45 se utilizaría la expresión =REDONDEAR(A1:A45) y si sólo se busca pasar de 5 decimales a 2 decimales se utilizaría =REDONDEAR(A1:A45,2).
PROMEDIO
También se puede obtener la media de un conjunto de datos registrados en la hoja de cálculo. Si se quiere obtener la media de ventas diarias de un negocio, que están registradas en el intervalo A1-A365, se utilizaría la expresión =PROMEDIO(A1:A365) y Excel arrojaría el monto diario que vende el negocio.
MODA
Otra de las funciones aritméticas básicas que ofrece Excel es la moda, que encuentra el elemento más común en un conjunto de datos registrados. Por ejemplo, si se tiene una lista de los productos vendidos y se quiere saber cuál es el que más se vende. Imaginando que la lista de productos vendidos está registrada en el intervalo de celdas A1-A820, utilizando la expresión =MODA.UNO(A1:A820).
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